ما المقصود بضوابط المشروع؟
تشير ضوابط المشروع إلى مجموعة من العمليات التي تضمن تغلب المشروعات الكبيرة على العقبات الشائعة التي تحول دون نجاحها، ويمكن أن تشمل هذه العقبات التنبؤ غير الدقيق، وأخطاء تخزين وإدخال البيانات يدويًا، وتخصيص غير جيد للموارد، إلى جانب سوء إدارة الميزانية، ونقص البيانات الكافية لاتخاذ قرارات مستنيرة، وللتخفيف من هذه المشكلات، تعمل ضوابط المشروع على إصلاح الأنظمة التنظيمية والتنفيذية المستخدمة في هيكل إدارة مشروع الشركة.
ما هي مكونات ضوابط المشروع؟
توجد عدة مكونات رئيسية لضوابط المشروع، يمثل كلًا منها عملية منفصلة يجب إدارتها لتحقيق النتائج المُثلى:
– التخطيط: أنشئ مهام سير عمل مخصصة لإدارة الخطط وجدولة المهام لتجنب مواجهة أي مفاجآت.
– التمويل: من الضروري مواءمة تقدير التكاليف مع تحديد النطاق، وإعداد التقارير لمراقبة المشاريع عن كثب.
– المخاطر: ضع خطة لإدارة المخاطر، وطبقها لتفادي وقوع الحوادث.
– التغيير: استعن بأداة مرئية مثل مخطط جانت لتتبع التأخيرات وتحديثات الحالة، وإعادة التعيينات بحيث يصل – المشروع إلى خط النهاية رغم العقبات.
– التقديرات: راقب وتوقع مكونات المشروع الرئيسية مثل إعداد الميزانية وإدارة الموارد والجدولة.
– الإدارة: تواصل مع أعضاء الفريق على مستوى الشركة من خلال توجيه رسائل مباشرة يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
كيف ومتى يجب تنفيذ ضوابط المشروع؟
يجب تنفيذ ضوابط المشروع في بداية المشروع عند جمع الموارد، ولتبني نظام خاص بضبط المشروع يجب البدء باستخدام أداة من أدوات المشاريع المعلومة، ثم إنشاء إجراء تشغيلي لكل مكون من المكونات المذكورة أعلاه. بعد ذلك، اجمع كل وثائق المشروع الضرورية، وأنشئ خطة لكيفية مراقبة التقدم، ومراجعة تواريخ البيانات مع النماذج التي تم تنفيذها.
ما هي فوائد ضوابط المشروع؟
يؤدي تطبيق ضوابط المشروع إلى نتائج إيجابية فورية في التنفيذ، حيث يكتسب المشروع المزيد من الوضوح في الأداء، والوصول إلى مستوى التكلفة الحقيقية، وفي الغالب يستخدم مديرو المشاريع ضوابط المشروع كأداة للوصول إلى النتائج القياسية مثل:
1- التسليم في الوقت المحدد.
2- التنبؤ الأفضل.
3- البقاء في حدود الميزانية.
4- زيادة الرؤية
5- تعزيز الرضا الوظيفي بين فرق العمل.
