دليل الموظفين عبارة عن تجميع لكل سياسات وبروتوكولات الشركة، بالإضافة إلى الحقوق والالتزامات القانونية للموظفين، ويُسمى أيضًا كتاب تعليمات الموظفين أو كتيِّب الموظفين، وتوجد بعض العناصر التي تساعد في كتابة هذا الدليل وأهمها:
1- اعرف هدفك وجمهورك
تحتاج إلى تحديد الغرض من دليل الموظف الخاص بك قبل البدء في كتابته. عليك أن تعرف ما هي الأهداف والرسائل الرئيسية التي تريد إيصالها؟ لمن تكتب وماذا يحتاجون إلى معرفته؟ كيف يمكنهم الوصول إلى الدليل واستخدامه؟ فستساعدك هذه الأسئلة في تحديد أسلوب دليل الموظف ووتيرته ومحتواه، على سبيل المثال: إذا كان جمهورك متنوعًا ومتعدد اللغات يمكنك استخدام لغة واضحة مع توفير الترجمات أو المسارد له.
2- خطط لبنية الدليل وتصميمه
بمجرد وضوح الهدف والجمهور، فإنك تحتاج إلى التخطيط إلى بنية الدليل وتصميمه حيث يساعد الدليل المنظم جيدًا وسهل الاستخدام موظفيك العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها مع اتباع السياسات والإجراءات. يمكنك البدء في إنشاء مخطط تفصيلي للأقسام الرئيسية، والأقسام الفرعية في الدليل مثل: المقدمة، والرؤية، والقيم، ومدونة قواعد السلوك، والمزايا، والتعويضات، والأداء، والصحة والسلامة، وما إلى ذلك، وبعد ذلك، يمكنك أن تقرر أفضل طريقة لعرض كل قسم مثل: استخدام العناوين الرئيسية، والعناوين الفرعية، والجداول، والمخططات، والأيقونات، والصور وما إلى ذلك.
3- اكتب محتوى واضحًا وموجزًا
يجب أن يكون محتوى دليلك واضحًا وموجزًا، ومتجنبًا المصطلحات والغموض والتفاصيل غير الضرورية. يجب عليك الكتابة بأسلوب خفيف باستخدام مصطلحات مناسبة مع تنسيقات متوافقة مع دليلك، إلى جانب مراجعة المحتوى الخاص بك وتحريره للتأكد من دقته ودقة قواعده النحوية والإملائية، يمكنك استخدام الأمثلة والسيناريوهات أو القصص أو الاقتباسات أو الشهادات التي توضح سياساستك وإجراءاتك في أثناء العمل لجعل المحتوى الخاص بك أكثر جاذبية وارتباطًا.
4- قم بتضمين المعلومات ذات الصلة والمُحدثة
يجب أن يتضمن دليل الاستخدام معلومات ذات صلة ومُحدثة تعكس الوضع الحالي لمؤسستك والمتطلبات القانونية، مع مراجعة الدليل وتحديثه بانتظام، خاصة عندما تكون هناك تغييرات في سياساتك أو إجراءاتك أو لوائحك. يجب أيضًا إبلاغ موظفيك بأي تغييرات بسرعة وبشكل واضح، مع تزويدهم بأحدث إصدار من الدليل. يمكنك استخدام طرق مختلفة لتوزيع الدليل مثل: الطباعة أو إرساله بالبريد الإلكتروني أو النشر على الشبكة الإلكترونية الداخلية، أو استخدام منصة رقمية.
